客戶：太倉農(nóng)商行
行業(yè)：金融
產(chǎn)品/解決方案：綜合檔案管理平臺方案
關(guān)鍵詞：檔案管理
傳統(tǒng)的檔案管理主要采用手工造冊的方式，導(dǎo)致檔案管理人員整理檔案和歸檔處理的工作量非常大，而存放于檔案室的檔案須符合防塵、防火、防潮等要求而進(jìn)行塑封處理，這樣則造成了檔案文件的查看調(diào)閱難，也不利于檔案的長期保管。此外，檔案大部分都是紙質(zhì)文件，容易在使用過程中出現(xiàn)部分檔案原件丟失或損壞等問題，造成無法挽回的損失。因此，為加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理，保障資金安全，北明明潤構(gòu)建了綜合檔案管理平臺。平臺將所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲，提高檔案利用率，提高檔案存儲的安全性。
北明明潤綜合檔案管理平臺綜合運(yùn)用內(nèi)容管理平臺、影像工作流、影像采集等技術(shù)，對全行各部門各階段產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、整理，為檔案全面電子化管理、電子化調(diào)閱提供了整體解決方案。平臺與協(xié)同辦公系統(tǒng)自動銜接，實(shí)現(xiàn)各門類載體檔案的整理、編目、組卷、立卷、銷毀、借閱、修改案卷、刪除案卷、查閱案卷、自動催退和強(qiáng)制歸還、自動歸檔等功能，方便用戶根據(jù)電子檔案查找紙介質(zhì)檔案，同時幫助檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，提高檔案存儲的安全性，讓檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。
綜合檔案管理平臺涵蓋檔案收集、檔案管理、檔案存儲和檔案查閱四大功能。
1、批量獲取 圖像采集
檔案采集模塊是平臺所有檔案數(shù)據(jù)的來源和入口。該模塊可以從業(yè)務(wù)系統(tǒng)和內(nèi)容管理平臺通過接口批量獲取數(shù)據(jù)，也可以通圖像采集設(shè)備采集數(shù)據(jù)，采集效率高。
2、流程化管理 多人多崗配合
檔案管理模塊采用流程化的檔案管理模式，提供了檔案歸檔、檔案銷毀、檔案移交、檔案查詢等符合國家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理過程。平臺采用多人多崗配合管理的方式，保證了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。
3、檔案存儲 全生命周期管理
檔案存儲模塊提供存放和管理采集的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)服務(wù)，同時也管理數(shù)據(jù)的索引，對整個業(yè)務(wù)過程中發(fā)生的內(nèi)容和數(shù)據(jù)進(jìn)行生命周期管理。
4、檔案查閱 方便安全
檔案查閱模塊提供了檔案查詢、借閱流程服務(wù)，業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)借閱需要查看的檔案文件，而檔案管理人員則可以通過審核操作保證檔案文件的安全。
太倉農(nóng)村商業(yè)銀行檔案管理系統(tǒng)于2021年底上線運(yùn)行，2022年對部分功能進(jìn)行了優(yōu)化升級。上線運(yùn)行期間，項目整合了太倉農(nóng)商銀行內(nèi)部的各項系統(tǒng)間信息，打通了各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)堡壘，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一管理和使用，減少了內(nèi)部信息間業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的重復(fù)收集和儲存，提高了工作效率。通過本項目建設(shè)，太倉農(nóng)商銀行能夠全面掌握客戶的信息，更好地了解客戶的需求和實(shí)際情況，為客戶提供更加專業(yè)、個性化的服務(wù)，增強(qiáng)客戶的滿意度和忠誠度，同時進(jìn)一步增強(qiáng)銀行的風(fēng)險把控能力，保障了銀行的利益。
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